Automatisierung7 Min. Lesezeit
Wann lohnt sich ein eigenes CRM für Ihr Unternehmen?
Meist genügt ein gut eingerichtetes Standard-CRM. Woran Sie erkennen, wann sich eine eigene Lösung lohnt, welche Zwischenstufen es gibt und was sie kostet.
Automatisierung & CRM
Routinearbeit automatisieren, Systeme verbinden
Wir richten CRM-Systeme ein, verbinden die Programme, die Sie bereits nutzen, und automatisieren wiederkehrende Abläufe – damit keine Anfrage verloren geht, Ihre Daten stimmig bleiben und Ihr Team seine Zeit in die Arbeit steckt, auf die es ankommt.
Weniger abtippen, weniger Fehler
In vielen Unternehmen wird dieselbe Information mehrfach eingegeben: aus dem Website-Formular in eine E-Mail, aus der E-Mail ins CRM, aus dem CRM in eine Tabelle für den Wochenbericht. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist eine mögliche Fehlerquelle.
Wir betrachten solche Abläufe von Anfang bis Ende. Manchmal genügt es, das CRM richtig einzurichten, manchmal müssen zwei Systeme verbunden werden, manchmal ist ein kleines individuelles Tool die beste Lösung. Wo KI wirklich weiterhilft – beim Sortieren von Anfragen, beim Zusammenfassen von Dokumenten oder beim Vorformulieren von Antworten –, binden wir sie mit klaren Regeln und menschlicher Prüfung ein.
Typische Ausgangslagen
Typische Ausgangslagen
Die meisten Automatisierungsprojekte beginnen mit einem dieser Ärgernisse:
Anfragen gehen verloren
Anfragen über Website und E-Mail werden nicht einheitlich erfasst, und ob nachgefasst wird, hängt davon ab, dass jemand daran denkt.
Das CRM wird kaum genutzt
Ein CRM ist vorhanden, passt aber nicht zur Arbeitsweise des Teams – deshalb sind die Daten lückenhaft.
Doppelte Dateneingabe
Kunden-, Auftrags- oder Projektdaten werden von Hand in mehrere Systeme eingetragen.
Berichte kosten Stunden
Wochen- oder Monatsberichte werden manuell aus verschiedenen Quellen zusammengestellt.
Jedes Onboarding läuft anders ab
Neue Kunden oder Mitarbeitende durchlaufen Schritte, die nirgends festgehalten sind.
Leistungsumfang
Was wir umsetzen
Je nach Ihren Abläufen und Programmen:
CRM-Einrichtung und -Optimierung
Vertriebsphasen, Felder, Rollen und Ansichten, die zu Ihren Abläufen in Vertrieb und Service passen.
CRM-Integration
Anbindung an Ihre Website, E-Mail, Kalender, Buchhaltung und weitere Systeme.
Workflow-Automatisierung
Automatische Zuweisung von Anfragen, Benachrichtigungen, Erinnerungen, Dokumentenerstellung und Statusmeldungen.
Datenabgleich
Einheitliche Kunden- und Auftragsdaten in allen Programmen – mit klaren Regeln, welches System jeweils führend ist.
Interne Tools
Kleine individuelle Anwendungen, wo Standardprogramme Lücken lassen.
Praxistaugliche KI-Integrationen
Arbeitsschritte wie Einordnen, Zusammenfassen und Vorformulieren, eingebunden in Ihre Abläufe – mit menschlicher Prüfung und mit Blick auf den Datenschutz.
Dokumentation und Schulung
Eine klare Übersicht, was wo läuft, und Schulungen, damit Ihr Team sicher damit arbeiten kann.
Ablauf
So automatisieren wir
Wer einen fehlerhaften Ablauf automatisiert, bekommt die Fehler nur schneller. Deshalb vereinfachen wir zuerst.
- 01
Bestandsaufnahme
Wir dokumentieren den aktuellen Ablauf, die beteiligten Programme und die Stellen, an denen Zeit verloren geht.
- 02
Vereinfachen
Wir streichen überflüssige Schritte, bevor wir irgendetwas automatisieren.
- 03
Automatisieren
Wir setzen den Ablauf mit den passenden Werkzeugen um und testen ihn mit echten Fällen.
- 04
Überwachen
Fehlermeldungen, Protokolle und regelmäßige Überprüfungen halten Automatisierungen auf Dauer zuverlässig.
Methoden
Werkzeuge und Vorgehen
Wir sind an keinen Anbieter gebunden und wählen, was zu Ihren bestehenden Systemen und Ihrem Budget passt.
Systeme
- Etablierte CRM-Plattformen
- E-Mail-, Kalender- und Dokumentenprogramme
- Schnittstellen zu Buchhaltung und ERP
Anbindung
- Integrierte Standardanbindungen
- Integrationsplattformen
- Individuelle APIs und Webhooks
Zuverlässigkeit
- Fehlerbehandlung und Warnmeldungen
- Zugriffskontrolle
- Datenminimierung
- Dokumentation
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Wiederkehrende Aufgaben automatisieren: ein praktischer Leitfaden für Unternehmen
Welche Aufgaben sich zur Automatisierung eignen, welche Umsetzungswege es gibt und wie Sie Nutzen, Datenschutz und typische Fehlerquellen richtig einschätzen.
FAQ
Häufige Fragen
Welches CRM empfehlen Sie?
Das hängt von Ihren Abläufen, der Teamgröße, Ihrem Budget und den vorhandenen Programmen ab. Wir vergleichen passende Optionen gemeinsam mit Ihnen, statt allen dieselbe Plattform zu empfehlen.
Brauchen wir ein eigenes CRM?
In der Regel nicht. Die meisten Unternehmen sind mit einem sauber eingerichteten Standard-CRM gut bedient. Unser Artikel dazu, wann sich ein eigenes CRM lohnt, erklärt die Ausnahmen.
Ist KI-Automatisierung mit Kundendaten sicher?
Das kann sie sein, wenn sie sorgfältig geplant ist: nur die nötigen Daten, Anbieter mit geeigneten Verträgen zur Auftragsverarbeitung, klare Regeln und menschliche Prüfung bei wichtigen Entscheidungen. Was das für den Datenschutz bedeutet, besprechen wir vor der Umsetzung.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Wir bauen Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen ein, damit Störungen auffallen und nichts unbemerkt verloren geht.
Betreuen Sie Automatisierungen auch langfristig?
Ja. Programme ändern ihre Schnittstellen, und Ihre Abläufe entwickeln sich weiter; mit laufender Betreuung bleiben Ihre Automatisierungen funktionsfähig.
Passende Leistungen
Individuelle Software
Web-Anwendungen, Dashboards und Portale für Abläufe, die Standardsoftware nicht abbildet.
Online-Marketing
Kampagnen, Inhalte und Leadgenerierung, ausgerichtet auf passende Anfragen – und ehrlich gemessen.
Webdesign & Webentwicklung
Schnelle, gut auffindbare Unternehmenswebsites, die sich danach richten, wie Ihre Kunden entscheiden.
Daniel GolaWo verliert Ihr Team die meiste Zeit?
Erzählen Sie uns von dem Ablauf, der Sie am meisten ärgert. Wir schlagen Ihnen vor, wie er automatisch ablaufen könnte.
Lieber per E-Mail? Schreiben Sie an hello@framequality.org.